Satzung des Archivs des Amtes Warnow West in Kritzmow
Aufgrund von § 129 und § 5 der Kommunalverfassung für das Land Mecklenburg-Vorpommern (KV M-V) vom 18. Februar 1994 (GVOBl. M-V S. 249) zuletzt geändert am 9. August 2000 (GVOBl. M-V S. 360) und § 12 des Gesetzes zur Regelung des Archivrechts in Mecklenburg-Vorpommern vom 7. Juli 1997 (GVOBl. M-V S. 282) hat der Amtsausschuss des Amtes Warnow West in Kritzmow in seiner Sitzung vom 15.5.2003 folgende Satzung beschlossen:
§ 1
Stellung des Amtsarchivs
Das Amtsarchiv ist eine öffentliche Einrichtung des Amtes Warnow West, im folgenden Amt genannt, ohne eigene Rechtspersönlichkeit.
§ 2
Begriffsbestimmungen
- Öffentliches Archivgut des Amtes sind alle archivwürdigen Unterlagen, die zur dauernden Aufbewahrung vom Amtsarchiv übernommen wurden und werden.
- Unterlagen sind sämtliche bei der Erledigung der Dienstgeschäfte entstehenden Informationsträger wie Akten, Urkunden, Karteien, Karten, Pläne, Siegel und Stempel, Bild-, Film- und Tonmaterial, Dateien sowie sonstige Informationsträger und die zu ihrer Erschließung und Nutzung erforderlichen Hilfsmittel.
- Archivwürdig sind Unterlagen, die nach Feststellung durch das Amtsarchiv aufgrund ihrer rechtlichen, politischen, wirtschaftlichen, sozialen oder kulturellen Bedeutung für Wissenschaft und Forschung, für das Verständnis für die Geschichte und Gegenwart, für die Gesetzgebung, Rechtsprechung und Verwaltung von bleibendem Wert sind.
- Zwischenarchivgut sind die vom Amtsarchiv zur vorläufigen Aufbewahrung übernommenen Unterlagen, deren Aufbewahrungsfrist noch nicht abgelaufen und deren Archivwürdigkeit noch nicht festgestellt ist. Für personenbezogene Daten im Zwischenarchivgut finden die jeweiligen datenschutzrechtlichen Vorschriften und Regelungen des Geheimnisschutzes Anwendung. Durch Feststellung der Archivwürdigkeit wird Zwischenarchivgut zum öffentlichen Archivgut.
- Personenbezogenes Archivgut sind Unterlagen, die sich nach ihrer Zweckbestimmung oder ihrem wesentlichen Inhalt auf eine natürliche Person (Betroffener) beziehen.
- Entstehung bezeichnet den Zeitpunkt der letzten inhaltlichen Bearbeitung der Unterlagen.
§ 3
Aufgabe des Amtsarchivs
- Das Amtsarchiv hat die Aufgabe, die archivwürdigen Unterlagen des Amtes sowie dessen Rechtsvorgängern und auch archivwürdige Unterlagen, die bei dem Amt oder den amtsangehörigen Gemeinden im übertragenden Wirkungskreis entstanden sind, nach archivfachlichen Gesichtspunkten zu erfassen, zu übernehmen, dauerhaft zu sichern, durch Findhilfsmittel zu erschließen und für die Benutzung bereitzustellen (Archivierung).
- Das Amtsarchiv kann auch archivwürdige Unterlagen von anderen öffentlichen Stellen sowie von privaten Stellen und Personen durch Vereinbarungen übernehmen, wenn hierfür ein öffentliches Interesse besteht.
- Die Bibliothek des Amtsarchivs wird als Präsenzbibliothek den Benutzern für die Auswertung zur Verfügung gestellt.
- Zum Schutz des Archivgutes berät das Amtsarchiv die in Abs. 1 und 2 genannten Stellen bei der Verwaltung und Sicherung ihrer Unterlagen. Dazu ist den Archivmitarbeitern Einsicht in die Unterlagen, sowie die dazugehörigen Findhilfsmittel und Programme zu gewähren.
- Das Amtsarchiv ist verpflichtet, das Archivgut durch angemessene technische und organisatorische Maßnahmen zu sichern. Dabei sind Maßnahmen zu treffen, um das Archivgut vor Beschädigungen, Verlust oder Vernichtung zu schützen und seine Erhaltung, dauernde Aufbewahrung und Benutzbarkeit zu gewährleisten.
- Unterhalten die amtsangehörigen Gemeinden keine eigenen Archive oder sind nicht an Gemeinschaftsarchiven beteiligt, so sind die archivwürdigen Unterlagen vom Amtsarchiv zu übernehmen.
- Das Amtsarchiv wirkt an der Auswertung des öffentlichen Archivgutes des Amtes sowie an der Erforschung und Vermittlung der Amtsgeschichte mit und kann dazu eigene Beiträge leisten.
- Das Amtsarchiv erteilt Auskünfte, berät und unterstützt die Archivbenutzer. Die Nutzung des Archivs unterliegt der Benutzungsordnung des Amtsarchivs.
- Archivgut ist Kulturgut und unveräußerlich.
- Das Amtsarchiv führt ein Zwischenarchiv, in dem Unterlagen gemäß § 2 Abs. 4 aufbewahrt werden. Für Zwischenarchivgut bleibt weiterhin die abgebende Stelle bzw. deren Rechtsnachfolger für Auskünfte und Nutzung verantwortlich.
§ 4
Anbietungspflicht
- Die in § 3 Abs. 1 und 2 genannten Stellen des Amtes prüfen in regelmäßigen Abständen, welche zur Erfüllung ihrer Aufgaben nicht mehr benötigten Unterlagen vollständig dem Archiv anzubieten sind. Unabhängig davon sind alle Unterlagen 10 Jahre nach ihrer Entstehung anzubieten soweit nicht Rechtsvorschriften andere Fristen bestimmen.
- Dem Archiv anzubieten und zu übergeben sind auch Unterlagen, die personenbezogene Daten enthalten, dem Amtsgeheimnis unterliegen oder sonstigen Rechtsvorschriften über Geheimhaltung unterliegen.
- Elektronisch geführte Unterlagen unterliegen der Anbietungspflicht nach Abs. 1. Die Form der Darstellung bzw. Übernahme ist zwischen dem Archiv und den Fachbereichen des Amtes bzw. den amtsangehörigen Gemeinden abzustimmen.
- Von allen Veröffentlichungen und amtlichen Druckschriften des Amtes sind zur Bestandsergänzung dem Amtsarchiv je 1 Exemplar anzubieten.
§ 5
Übernahme von Archivgut und Kassation
- Werden maschinell lesbare Datenträger archiviert, so sind vor ihrer Übergabe von der anbietenden Stelle alle zur Verarbeitung und Nutzung der Daten notwendigen Informationen zu dokumentieren. Bei der Übergabe an das Archiv müssen die maschinell lesbaren Daten von der anbietenden Stelle so aufbereitet werden, dass sie den technischen Voraussetzungen des Amtes entsprechen.
- Soweit es unter archivfachlichen Gesichtspunkten vertretbar oder geboten ist, kann das Amtsarchiv die im Archivgut enthaltenen Informationen auch in anderer Form archivieren. Die Originalunterlagen können vernichtet werden.
Es ist ein Nachweis zu führen. - Nicht archivwürdiges Schriftgut kann nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen und wenn schutzwürdige Belange von Betroffenen oder Dritten nicht entgegenstehen mit Zustimmung des für die Unterlagen zuständigen Leiters und des Amtsarchivs vernichtet werden (Kassation). Über die Kassation ist ein Nachweis zu führen.
§ 6
Nutzung des Archivgutes
- Jeder, der ein berechtigtes Interesse glaubhaft macht, hat das Recht, Archivgut zu nutzen, soweit durch Rechtsvorschriften, Schutzbestimmungen oder Vereinbarungen mit öffentlichen Stellen, natürlichen oder juristischen Personen, die Archivgut abgeben, nichts anderes festgelegt ist. Ein berechtigtes Interesse ist insbesondere zu amtlichen, wissenschaftlichen, heimatkundlichen, familiengeschichtlichen, publizistischen oder zu Bildungszwecken oder zur Wahrnehmung persönlicher Belange gegeben.
- Schutzfristen für Archivgut, Einschränkungen bzw. Versagungen der Nutzung von Archivgut und Rechtsansprüche Betroffener gelten entsprechend dem Landesarchivgesetz vom 7. Juli 1997 § 9, 10 und 11.
- Weitere Bestimmungen zur Nutzung regelt die Benutzungsordnung des Amtsarchivs Warnow West in Kritzmow.
§ 7
Belegexemplar
Der Nutzer des Amtsarchivs hat kostenlos dem Archiv ein Belegexemplar von Druckwerken oder anderen Erscheinungsformen, die unter Nutzung des Archivgutes entstanden sind, zum dauernden Verbleib zu überlassen.
§ 8
Gebühren
Die Erhebung von Gebühren richtet sich nach der Verwaltungsgebührensatzung des Amtes Warnow West in Kritzmow in der jeweils gültigen Fassung.
§ 9
Inkraftreten
Diese Archivsatzung tritt am Tage ihrer Bekanntmachung in Kraft.
Im Übrigen gilt das Archivgesetz für das Land Mecklenburg-Vorpommern in seiner jeweils gültigen Fassung.
Kritzmow, 30.09.09
M a t t h i e s
Amtsvorsteher